Forventet lesetid: 13 minutter
Å ansette en medarbeider er et stort skritt for en småbedriftseier. Da du bestemte deg for å starte bedriften din, tok du deg sikkert av mange ulike oppgaver, som sosiale medier, budsjettplanlegging, merking av beholdning, håndtering av kundeklager osv. Og nå som du tenker på å få med deg noen til å hjelpe deg, er dette et godt tegn. Det betyr at du har mye å gjøre, bedriften din vokser og du er klar til ta virksomheten din til neste nivå.
Vi har snakket med tre uavhengige kaffebareiere for å få vite mer om hvilke erfaringer de har hatt med å ansette medarbeidere og lede et team. Uansett om du tenker på å åpne et nytt sted eller trenger deltidshjelp, kan det være lurt å lese svarene og rådene deres.
Møt eierne
Angela Austin, Milk + Pull
Angela, sammen med sin mann Joe, har tre Milk + Pull-steder i Brooklyn og Queens i New York City. Den første åpnet i 2013. Dette teamet av innfødte New Yorkere streber etter å servere god kaffe og gi energi til fellesskapet rundt seg.
Sascha Dreschinski, brewdis
Sascha åpnet brewdis i 2019 med to medgründere. I dag driver han bedriften sammen med Lukas Schulze-Vorberg og Bianca Breining. De ønsket å kombinere sin kjærlighet for kaffe med et kreativt kafétilbud – så de bestemte seg for å åpne en mobil kaffebar, laget av en Piaggio Ape (med kallenavnet «Betty»). Du finner Betty, i tillegg til kaffesykkelen Bobby, i Frankfurt i Tyskland
Anthony Grice, Fika
Etter mange år i serveringsbransjen, åpnet Anthony Fikas første utsalgssted i 2018 – og han har nylig åpnet et annet sted. Han ønsket å bringe en svenskinspirert kaffebar til Liverpool i England med et innbydende miljø der folk liker å sitte å snakke med hverandre.
Når er det på tide å ansette?
Mange bedriftseiere starter småbedriften sin alene eller kanskje med en forretningspartner eller en støttespiller. De spiller mange roller i bedriften og prøver å gjøre alt selv. Men hvis bedriften går bra og du ønsker å skape vekst, kan det være på tide å få med deg noen om bord.
Angela husker at hun sa til sin mann: «Du burde ikke gjøre alt, for hvis du gjør alt, har du ikke tid til å jobbe med selve virksomheten. Og hvis du ikke jobber med selv virksomheten, vil den heller ikke vokse. Du må frigjøre deg tid fra dagligdagse ting for å konsentrerer deg om fremtidsplaner og skape vekst.» Angela bemerker at når de begynte å ansette hjelp, frigjorde det dem til å begynne å brenne sin egen kaffe og utvikle den siden av virksomheten. De har i dag en manager for hvert av Milk + Pulls tre steder.
Angela bemerker også at det var en viktig beslutning å ansette noen på ledernivå. «Det var alltid noe vi visste vi trengte i det lange løp. Vi trengte noen til å styre kafeene, men vi var redde for kostnadene. Har vi råd til det?» Hun nevner pandemien som en mulighet til å få tak i noen. «Det var litt av en fordel med pandemien at folk begynte å endre prioriteringene sine. Det var denne muligheten som gjorde at vi kunne ansette henne, fordi hun kom fra et kjent merke som driver med opplæring innen kaffe.»
Da Anthony åpnet Fikas første kafé, hadde han to medarbeidere i tillegg til seg selv. «Begge var ansatt på deltid, og vi holdt åpent seks dager i uken. Så den ene jobbet tre dager, og det samme gjorde den andre. Jeg jobbet alle seks dagene. Med to deltidsansatte, var alltid en av de to tilgjengelig når den andre hadde fri.
Selv om systemet fungerte bra da Fika først åpnet, tok virksomheten seg opp, og Anthony visste at han måtte få inn mer hjelp. «Vi startet med å få folk inn rundt lunsjtid, så de jobbet fra kanskje kl. 11.00 til 14.00. De tok seg i tillegg av oppvasken siden dette var den travleste tiden på dagen. Resten av dagen holdt vi på med alle de andre tingene som måtte gjøres, men når det var travelt hadde vi noen som hjalp til, og det fungerte bra.»
Da han åpnet Fikas andre kafé, måtte han ansette på nytt. Han flyttet medarbeiderne fra den første kaféen over til den nye, siden de kunne jobben – men da måtte han erstatte disse på det første stedet. «Det ble mange flere skift å dekke. Vi var ikke klar over at det ville bli en haug med skift å dekke, for vi trengte folk som har vært med oss lenge til å passe på personalet i det nye lokalet, på det nye stedet, og sørge for det overholdt våre standarder.»
Sascha Dreschinski, eier av brewdis, startet opp uten ansatte – det var bare en artig sideaktivitet for ham og medgründerne hans. «Vi åpnet når det passet oss og hadde lyst, med ganske ujevne mellomrom i begynnelsen, og vi måtte bli kjent med kjøretøyet på egen hånd og finne ut hvordan ting fungerte. Alt var nokså sporadisk frem til vi hadde ansatt vår første medarbeider.»
Så snart prosedyrene og arbeidsflyten var på plass, følte han at var klar til å få noen inn på opplæring. «Vi hadde skrevet alt ned og kunne trygt overlate butikken til andre og la dem jobbe selvstendig. Dette var veldig viktig for oss, siden vi ikke var tilgjengelige hele dagen på grunn av våre egne jobber. Vi vil være sikre på at de kommer seg gjennom dagen uten oss.»
De hadde også fått tillatelse til å installere seg på salgsstedet hver dag. «Vi ønsket å benytte oss av det og å være til stede oftere. Spørsmålet var: Hvordan gjør vi det? Og så bestemte vi oss for å ansette flere.»
Hvordan finner du de rette personene?
Når du har bestemt deg for å ansette, må du fokusere på å finne de rette personene. Ønsker du medarbeidere som skal være med på lang sikt, eller er du kun ute etter korttidshjelp? Disse kaffegründerne har litt forskjellige tilnærminger og forventninger når det gjelder å finne de rette personene.
Som så mange andre småbedrifter, bestod Milk + Pull kun av familien da de først åpnet. Joe tok seg av mange av de tunge løftene, og Angelas søster hjalp også til. «Da vi åpnet det første stedet vårt, var det mannen min som jobbet i butikken. Han hadde også sin egen fulltidsjobb. Han ordnet det slik at han åpnet butikken frem til vår eneste ansatte kom kl. 09.00. Da kunne han gå på jobb og komme tilbake kl. 17.00 når hun sluttet. Og i helgene var han der hele dagen.»
Angela bemerker at de var veldig glade at de kunne ansette en person utenom familien. «Vi var helt nye, og mange av de mer etablerte baristaene vil ikke slutte der de var og jobbe for en ukjent bedrift hvis stedet de jobbet på var bedre kjent. Men da folk begynte å legge merke til butikken vår og høre om den og bli kjent med merkevaren, begynte de å søke. Fra det perspektivet tror jeg styrken til merkevaren vår fra begynnelsen av hjalp oss med rekrutteringen. Det er klart at det alltid er vanskelig å ansette, men det hjalp.»
I dag aksepterer Milk + Pull søknader på rullerende basis. «Det er alltid godt å ha disse tingene på en slags shortlist. Og så når vi er i ansettelsesperioder, lager vi innlegg på sosiale medier, og vi legger alltid ut flyers i butikkene våre. Vi vil at folk fra det lokale fellesskapet skal komme og jobbe her – lokal annonsering er mest relevant for oss.»
«Det er vanskelig å finne gode medarbeidere», legger Anthony til. «En venn av meg, en vellykket restauranteier, sa til meg: Det største problemet du vil få, er de ansatte. Problemer kan alltid løses, men ansatte vil alltid være et problem. Det er utrolig vanskelig å finne noen som har den samme lidenskapen og drivkraften som deg selv. Etter pandemien, har mange bedrifter lagt ned, så det finnes mange arbeidsledige der ute for tiden. Så snart jeg har lagt ut en stillingsannonse, er det hundrevis av personer som søker på den ene jobben mindre enn én time etter at jeg har lagt ut annonsen – det er helt vilt.»
Og selv om Anthony innrømmer at det er flott å ha mange søkere, er det en utfordring å finne ansatte som passer for jobben. «Du trenger noen som ikke bare vil bruke jobben som et springbrett. De dukker kun opp for å få lønn. For å skape vekst trenger du noen som ønsker å være der og som kan se visjonen til bedriften. Vi ønsker at bedriften skal vokse, og det er så vanskelig fordi de fleste bare vil se det som et stopp på veien og så gå videre til noe annet.»
Sascha har en lignende holdning når det gjelder å intervjue potensielle medarbeidere – han er hovedsakelig fokusert på å ha en uformell samtale. «Vi stiller nesten ingen spørsmål. Det handler mer om å bli kjent. Vi tar en kopp kaffe sammen og snakker om hvor de kommer fra, hva de driver med, og hvilke planer de har.»
Hvilke ferdigheter ser du etter hos potensielle ansatte?
Alle har ulike ting å komme med … så tenk på hvilken type person du ønsker å jobbe med hver dag. Disse tre kaffebareierne legger stor vekt på personlighet. «Siden vi lar våre ansatte være helt alene, er det svært viktig for oss at vi kan stole på personen», sier Sascha. «Og derfor er personlighet det absolutt viktigste for oss.»
Han ser etter medarbeidere som ikke er redde for utfordringer. «Det er veldig viktig for oss at de er svært uavhengige og kan løse problemer på egen hånd. Bilen vår rister, kaffemaskinen er ikke alltid like enkel … det skjer noe hele tiden, og de må kunne løse disse tingene på egen hånd og ikke gi opp. Vi ber dem om å være fleksible, og vi tilbyr dem det samme. Hvis noen på kort varsel sier at de ikke kan jobbe den dagen, så er ikke det verdens undergang.»
For øyeblikket prioriterer Milk + Pull medarbeidere med erfaring. «Frem til for bare rundt to år siden, kunne vi si: Vi lærer deg opp, og vi tar oss av all opplæringen, ikke bare til å bli en barista og lage kaffen, men faktisk å forstå kaffen og utvikle ganen din», sier Angela. Men etter å ha drevet virksomheten i ni år, innså de at de trengte å få en balanse mellom nybegynnere innen kaffe og mer erfarne medarbeidere. «Vi gir fortsatt muligheten til personer som ikke har erfaring, fordi det er noe vi alltid vil gjøre. Men vi skaper også en balanse mellom folk med erfaring.»
Sascha bryr seg mindre om erfaring og fokuserer mer på mennesketype. «Vi har lyst til å jobbe med kule folk som vi mener har en flott personlighet, som er til å stole på og som er morsomme på sin måte. Vi har et veldig variert team. Og hvis de aldri har laget kaffe før, så er dette absolutt ingen grunn til å utelukke dem. Vi kan lære folk å lage kaffe, men vi kan ikke lære dem å passe inn i konseptet og teamet.»
Angela og Joe ser også etter folk som har en spesiell interesse for kaffe . Vi ønsker noen som er nysgjerrige på prosessen, hvor den kommer fra, hvordan den lages. Det er denne typen spørsmål vi alltid stiller … interessen og nysgjerrigheten til kaffe.» Hun ser også etter folk som er hyggelige. «Fellesskap er viktig», sier Angela. «Passe på at folk ønsker å koble seg til fellesskapet og være en del av et miljø hvor man finner denne koblingen. En del av verdivurderingen er at når noen kommer inn døren, streber vi etter at våre ansatte enten kjenner navnet deres eller favorittdrikken deres.»
Anthony har lignende prioriteringer – han ser etter selvsikkerhet og evne til å kommunisere. «Kaffebaren min heter Fika, som betyr å bringe folk sammen. For oss er det veldig viktig å snakke med kundene, så dette er noe vi vil de ansatte skal være oppmerksomme på.»
Hvordan har det vært å innta en lederrolle?
Selv om du har erfaring med å være leder for en ansatt i en tidligere jobb, er det å ansatte en medarbeider for din egen bedrift mye mer personlig – du setter din lit til dem og investerer penger på å ansette dem.
Både Angela og hennes mann hadde erfaring med ledelse i deres tidligere jobber, der de ledet flere folk samtidig – en helt annen skala enn deres nåværende team på nesten 30. «Det er paralleller … men det var en stor læringskurve. Du har ulike ambisjoner og ulike personlighetstrekk. Jeg tror faktisk at det var den største læringskurven. Jeg tenkte, men jeg har jo ingen HR-avdeling. Det er meg. Det er jeg som må utvikle disse håndbøkene og kommunikasjonen og ansette og lære opp.»
Anthony har tidligere erfaring innen restaurantbransjen, men i et mye større firma. Han husker at det var ulike nivåer av ledere, med mange å delegere jobber til. I slike konfigureringer spres arbeidsflyten på en måte, og alle får sine egne oppgaver og sitt eget ansvar. Og det er det du kan gjøre når du jobber for et stort selskap.» Men nå som han eier sin egen bedrift, må Anthony gjøre alt … iallefall frem til han får råd til å betale noen til å gjøre en jobb på ledernivå.
Sascha sier han ikke hadde mye erfaring innen ledelse før han lanserte brewdis. «Vi har alle litt teamerfaring i våre egne jobber, men når du eier bedriften, er det en helt annen historie. Når det er din egen bedrift, tenker du over alt fire ganger og tilnærmingen er annerledes.»
Hva er det som er utfordrende med å lede ansatte?
Anthony nevner tillit som en av de vanskeligste – og viktigste – tingene med å være leder. «Hvis du ønsker å utvide, må du kunne stole på folk. Og jeg er en av disse menneskene som ikke stoler på så mange. Så tenker jeg fra bedriftens side og sier til meg selv, «Jeg bare må, jeg må stole på folk for det er den eneste måten bedriften min kan utvikle seg på. Jeg må slippe taket litt og la dem ta over.»
Angela og Joe fokuserer på å holde kommunikasjonen åpen med sine ansatte for å forhindre problemer. «På samme måte som vi driver virksomheten vår, det vil si være en del av fellesskapet, være åpen og hyggelig med alle, gjelder også for hvordan vi behandler våre ansatte. Den åpne kommunikasjonen er utrolig viktig – det er slik vi prøver å nærme oss enhver misforståelse med en ansatt. Det er viktig å ta seg tid til å lytte og få tilbakemeldinger, selv når folk slutter. Vi prøver virkelig å forstå opplevelsen deres.»
Milk + Pull prøver også å legge tilrette for at staben skal lykkes. «Vi hører noen ganger folk si: Å, jeg har lyst til å bli barista. Men de forstår ikke at det ikke bare handler om å stå bak en espressomaskin og lage kaffe. Du må skape en opplevelse for kundene, snakke med dem, være hyggelig. Og noen har ikke lyst til dette. Så, i slike situasjoner, prøver vi å finne andre oppgaver til dem innen bedriften.»
På grunn av brewdis’ kultur, streber Sascha og hans medeiere etter å skape en følelse av fellesskap i ledelsesstilen. «Vi er ikke bare ansatte og arbeidsgivere her, det handler mer om en følelse av samhold og alle har en god følelse av det når de går hjem på slutten av dagen. Dette er, mener jeg, den vanskeligste og viktigste tingen.»
Har du noensinne måttet gi slipp på en ansatt?
Gi slipp på en ansatt er uunngåelig for enhver bedriftseier – og det kan være vanskelig. «Jeg kan nok telle på én hånd de gangene det har vært et litt ubehagelig brudd,» sier Angela. «Men i slike situasjoner, er det igjen den åpne kommunikasjonen som er viktig.»
«Noen ganger tar folk ting personlig, i likhet med oss selv, fordi det handler om vår bedrift,» fortsetter hun. «Det er bare det at vi ikke er på samme bølgelengde. Og det er alltid det vi prøver å understreke, den åpenheten om hvor vi prøver å gå og hvor du divergerer. Så det ser ikke ut som om vi beveger oss i samme retning. Vi er alle voksne mennesker,» legger Angela til. «Vi prøver å være veldig empatiske i vår tilnærming når vi kommuniserer med dem.»
Sascha husker at han bare ga slipp på en ansatt én gang, fordi personen ikke passet inn. «Det er helt greit å ta feil og det skjer med oss alle. Vi hadde en samtale og jeg forklarte hvorfor det ikke fungerte.»
Hvordan holder du lagånden oppe?
Den beste måten å holde på de ansatte er å gjøre bedriften din til et godt sted å være. Disse kaffebareierne har sin egen måte å vise sine ansatte hvor mye de setter pris på dem.
«Vi har mange dager med lagbygging», sier Anthony. «Neste uke tar jeg med meg hele staben til det nye stedet.» Han skjemmer dem også bort med ting som billetter til fotballkamper og drinker etter jobb. «Jeg synes at de små tingene betyr mye. Du trenger ikke å betale ferieturen for dem. Det kan være så enkelt som en lunsj på byen.»
«Å opprettholde lagånden er det jeg ser på som den største utfordringen», sier Sascha. «Det de gjør må på en eller annen måte være viktig for dem, og vi prøver å få dem til å forstå at vi er avhengige av dem. Vi gjør vårt beste for å gi mye tilbake også. Jeg synes vi skaper et veldig godt arbeidsmiljø. Jeg synes det er veldig viktig at folk liker arbeidet sitt og føler at de blir behandlet på en rettferdig måte.»
Angela og mannen hennes fokuserer på å anerkjenne godt arbeid fra sine ansatte. «Mange av våre ledere prøver vi å promotere innenfra. Det gjelder å identifisere hvem som er interessert i kaffe, hvem som har det rette forholdet, ikke bare med kunder, men med folk i butikken. Og så prøver vi å føre dem i disse banene. Så når det oppstår muligheter for en lederjobb, er det disse personene vi går til først.»
De holder også øye med generelle styrker og unike ferdigheter hos sine ansatte. «En av baristaene vi hadde, som ikke var så veldig personlig og ikke fikk noe særlig kontakt med folk, var mer vitenskapelig. Og da vi bestemte oss for å begynne å brenne vår egen kaffe, tenkte vi at han sikkert kunne passe bedre til denne jobben. Så han fikk opplæring, og begynte med sin nye oppgave. Vi klarte å overføre denne personen fra en oppgave han ikke var helt egnet til, til nye baner.
Har dere et team-look?
Interessant nok håndhever ingen av disse kafeene en uniform, selv om Anthony lar alle bruke et forkle over de uformelle klærne de velger. «Men de må allikevel se presentable ut», sier han.
De ansatte til Milk + Pull har heller ikke «offisielle» uniformer. «Vi vil at folk skal være seg selv på jobb. Så vi har ingen kleskode. Selv musikken vi spiller i butikkene, er den musikken de vil høre på. De velger opplevelsen for den dagen de er der.»
«Vi driver stedsbasert markedsføring. Så t-skjortene er merket med nabolaget vi befinner oss i, og folk elsker å bruke dem. På samme måte som kundene våre elsker dem, spør våre ansatte, hver gang vi får inn en forsendelse, «Kan vi få en t-skjorte?» Og så bruker de den.»
Sascha sier at en uniform opprinnelig var ment å forene teamet og representere merkevaren, men ting endret seg. «Vi forsto raskt at det fjerner individualiteten. I vårt tilfelle, passet ikke uniformer oss i det hele tatt. Vi har et så variert team, de er alle virkelig interessante og vi ville ikke ta fra dem deres personlighet. De kan gå med hva de vil. Alle kan gjøre som de vil her, mer eller mindre. Det eneste de trenger å gjøre likt, er kaffen.»
Hvilke råd har du til bedriftseiere som er klare til å ansette sin første medarbeider?
Anthonys råd er å bruke magefølelsen. «Det beste er å føle seg vel sammen med dem. Du ønsker å kjenne dem som person, og du ønsker å se hvordan de vil bli. Hvis de er lette å snakke med, og hvis du føler at du har kjent dem lenge, tror jeg det er det ideelle. Det er uansett bare å gå etter magefølelsen.»
Angelas råd er å sette klare forventninger. «Mange ganger når du setter i gang, prøver du bokstavelig talt bare å finne et menneske til å være der. Og det kan være det enkleste å gjøre. Men det kan være bedre å virkelig prøve å finne noen som er interessert i hva du gjør, som er nysgjerrig på visjonen din og som ønsker å bli en del av dette. For når du først starter opp, er det virkelig en forskjell hvis du har den rette personen som faktisk kommer til å hjelpe deg med å markedsføre merkevaren din. De representerer merkevaren din når du ikke er der.» Hun anbefaler å finne ansatte som er nysgjerrige og fremoverlente, som ønsker å være med på reisen din. «Du setter opp merkevaren din og bygger et grunnlag. Så du trenger å ha de rette personene om bord.»
