Det kan føles uoverkommelig å organisere messer. Når du skal booke stand, designe skilter og organisere logistikk – gjerne alt på samme tid – er det viktig at du ikke overser viktige detaljer som er avgjørende for om utstillingen blir en stressende opplevelse eller en suksess.
Det er grunne til at vi har utviklet denne forståelige sjekklisten for handelsmesser. Guiden gir deg gode, profesjonelle råd om hvordan du får utstillingen til å bli en suksess, uavhengig av om du skal stille ut for første gang eller ønsker å få nye ideer til hvordan du kan markedsføre bedriften.
Start seks uker i forveien
Sjekklisten starter lenge før selve messen. Tidlig og god planlegging er selve grunnlaget for at messen skal bli vellykket.
- En bekreftet messeplass med eksakte dimensjoner
- Innlosjering nær messen
- Et team med tildelte roller
- Et budsjett med skjulte kostnader som parkering og måltider
- Tydelige mål for hva du ønsker å oppnå
Start med å booke disse, siden populære overnattingssteder og hoteller i nærheten ofte blir raskt fulle. Når du kjenner til de eksakte målene på standen din, blir det enklere å velge riktig skiltstørrelser. Ansatte som vet at de skal på messe, får tid til å forberede seg.
Design fire uker i forveien
Det er nå sjekklisten for messen kommer til live. Besøkende bestemmer seg for om de ønsker å stikke innom standen din på ca. tre sekunder, og derfor er det så viktig at designet ditt virker tiltrekkende.
Bestill følgende messeprodukter:
- Popup-skilter for profesjonelle bakgrunner
- Rullebannere med viktige budskap
- Oppdaterte visittkort med riktig informasjon
- Kampanjemateriale som forklarer hva du tilbyr
- Profileringsartikler som mottakerne bruker og tar vare på
VistaPrint sine designtjenester kan hjelpe deg med å designe materiell som står i stil med resten av brandingen din. Hos oss får du hjelp fra maler til å gi materialet et helhetlig design. Bestill tidlig for å unngå pristillegg og sørge for at alt blir levert i tide.
Fokuser på detaljer to uker før messen
Markedsføringslisten for messen har nå blitt svært detaljert. Opprett en liste med alt du trenger, fra skjøteledninger til førstehjelpsskrin.
Ikke glem følgende:
- Testet og ladet teknologi med backup-løsninger
- Kontorartikler som teip, saks, buntebånd og rengjøringsprodukter
- Produkteksemplarer og vareprøver
- Briefingmateriale og timeplaner for teamet
- Nødproviant som snack og vann samt telefonladere
Tiden er også inne for å bekrefte all frakt, gå gjennom monteringsanvisninger og sørge for at alle har fått tildelt oppgaver og er bevisste på dem.
Forberedelser uken før
Det kan virke innlysende hva du trenger på en messe, helt til du står der og mangler noe viktig. Bruk denne uken til å kontrollere alt en siste gang og gå gjennom detaljene.
Kontroller følgende:
- Transport er planlagt og bekreftet
- All dokumentasjon er trykket og planlagt
- Penger og kort til uventede utgifter
- Værmelding for reisedagene
- Backupplaner for vanlige problemer
Øv må monteringen hvis det er mulig. Ta tiden på alt dere gjør og identifiser mulige problemer du har tid til å gjøre noe med nå.
Suksess på selve dagen
Møt opp minst to timer før dørene åpner for publikum. Monteringen tar alltid lenger tid enn forventet, spesielt nå du må vente på ledig heis og kjøre slalåm i folkemengder.
En profesjonell presentasjon utgjør hele forskjellen. Bordduker av høy kvalitet skjuler slitte bord og oppbevaring. Bordskilt holder orden på materiellet og presenterer det for målgruppen. Riktig lyssetting får standen din til å ta seg godt ut, selv i mørke hjørner. Dette materialet kan brukes flere ganger, noe som gir høyere verdi.
Avgrens tydelige soner for de ulike aktivitetene: produktpresentasjon, demonstrasjoner og private samtaler. Riktig organisering av standen gjør det enklere å forstå hva du tilbyr og bidrar til at teamet arbeider mer effektivt.
Læring og oppfølging
Sjekklisten for messen bør ikke stoppe med nedpakkingen. Den viktigste skjer etter at messen er over.
Du bør kontakte de mest interessante prospektene dine innen 48 timer, mens samtalene fremdeles er aktuelle. Sorter kontakter etter prioritet og potensiale. Send takkebeskjeder til alle besøkende og partnere. Del høydepunkter fra messe i sosiale medier for å opprettholde påvirkningen. Dokumenter hva som fungerte og hva som må endres til neste gang.
Messesuksess handler ikke om å ha det største budsjettet eller den mest imponerende standen. Det handler om forberedelse, profesjonell opptreden og muligheten til å komme i kontakt med prospekter. Med den komplette sjekklisten for handelsmesser og riktig materiale fra VistaPrint kan du være sikker på at du blir sett under den neste messen.
